Der Arbeitsplatz von heute muss flexibel und anpassungsfähig sein, um den Bedürfnissen der modernen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gerecht zu werden. Als EIT InnoEnergy sich angesichts der Veränderungen nach der Pandemie auf die Suche nach einer Möglichkeit begab, seine traditionellen Büroflächen zu optimieren, konnte die Anmietung eines optimierten Serviced Office dank ShareSpace effizient abgewickelt werden. Um mehr darüber zu erfahren, haben wir uns mit Jolanta Łomakin, Assistentin der Geschäftsführung bei EIT InnoEnergy Central Europe, zusammengesetzt.
ist einer der weltweit größten Investoren im Bereich der nachhaltigen Energieinnovationen. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Unterstützung der Energiewende und ist eine führende Kraft bei der Entwicklung nachhaltiger Energien. Es bietet die Technologien und Kompetenzen, die erforderlich sind, um die Klimaziele der Europäischen Union zu erfüllen.
EIT InnoEnergy wird sowohl vom Europäischen Innovations- und Technologieinstitut (einer Initiative der Europäischen Union) als auch von Anteilseignern unterstützt, bei denen es sich um weltweit führende Innovatoren im Bereich der nachhaltigen Energie und Industrie handelt. Dazu gehören u. a. TOTAL, EDF, Volkswagen, Capgemini, Schneider Electric und Tauron.
“Unser wichtigstes Kriterium war die Flexibilität des Raums. […] Wir wollten sicherstellen, dass wir die bestmögliche Entscheidung für das Unternehmen treffen. ShareSpace lieferte konkrete Daten, mit denen wir diese Entscheidung treffen konnten.”
-Jolanta Łomakin, Assistentin der Geschäftsführung bei EIT InnoEnergy für Zentraleuropa
Können Sie unseren Leserinnen und Lesern InnoEnergy vorstellen?
InnoEnergy ist ein im Jahr 2010 gegründetes europäisches Unternehmen. Bei InnoEnergy investieren wir in innovative Projekte im Bereich der grünen Transformation, d.h. Energie aus erneuerbaren Quellen.
Neben unserem Büro in Krakau ist InnoEnergy auch in Deutschland, Frankreich, Schweden, Portugal, Spanien, den Niederlanden und in den USA vertreten.
Verraten Sie uns ein wenig mehr über das Arbeitsmodell, das Sie bei InnoEnergy eingeführt haben?
Seit der Pandemie arbeiten wir mit einem hybriden Arbeitsmodell. Zwar hatten wir im letzten Herbst den Plan, wieder vollständig zur Präsenzzeit zurückzukehren, doch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten sich so sehr an die Möglichkeit des Homeoffices gewöhnt, dass unsere Geschäftsleitung beschlossen hat, das hybride Arbeitsmodell beizubehalten. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von InnoEnergy Zentraleuropa können je nach ihrer Funktion entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wann sie lieber von zu Hause aus arbeiten möchten.
Wie Sie bereits erwähnt haben, haben Sie in der Pandemie die Erkenntnis gehabt, Ihren Büroraum optimieren zu müssen. Können Sie uns etwas mehr darüber erzählen?
Unser bisheriges Büro war zwar ganz nett, aber ein großer Teil des Platzes wurde nicht mehr genutzt, als viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiteten. Dadurch wirkte das Büro leer und verlassen; es fehlte einfach an Leben.
Ursprünglich wollten wir bei der Anmietung eines herkömmlichen Büroraums bleiben und zogen deshalb in kleinere Büroräume. Im Laufe der Zeit stellten wir jedoch fest, dass trotz des Umzugs in kleinere Büroräume das Gefühl der Leere fortbestand. Deshalb entschieden wir uns dann dazu, ein Serviced Office zu mieten. Uns gefiel die Idee eines gemeinsamen Raums mit anderen Mieterinnen und Mietern, in dem wir uns treffen und miteinander sprechen können.
Wie sind Sie bei der Suche und der Anmietung des Büros vorgegangen?
Zu Beginn haben wir uns überlegt, in welchem Teil von Krakau wir unser neues Büro anmieten wollen. Als wir uns für ein Serviced Office entschieden haben, haben wir uns über die verfügbaren Standorte informiert. Dabei stießen wir auf die ShareSpace-Suche, mit der wir vier potenzielle Büros finden konnten. Dank der verfügbaren Filter konnten wir die Suche zudem eingrenzen. In dieser Phase haben wir ShareSpace dann kontaktiert, um weitere Einzelheiten zu erfahren. Nach kurzer Zeit nahm ein Berater von ShareSpace direkt mit uns Kontakt auf.
Es hat nur zwei Arbeitstage gedauert, um für alle vier potentiellen Büros Besichtigungstermine zu vereinbaren. Für die Bürobesichtigungen selbst benötigten wir nur einen Tag. Der spätere Entscheidungsprozess war etwas komplexer und nahm daher mehr Zeit in Anspruch.
Nach welchem Hauptkriterium haben Sie Ihr Büro ausgewählt?
Unser wichtigstes Kriterium war die Flexibilität des Raums. Als wir schließlich zwischen den beiden endgültigen Büros wählen mussten, dauerten unsere Gespräche mit den Bürobetreibern etwa anderthalb Monate. Es war uns wichtig zu erfahren, welche Veränderungen an den jeweiligen Räumen vorgenommen werden konnten. Wir wollten sichergehen, dass wir die bestmögliche Entscheidung für unser Unternehmen treffen. ShareSpace lieferte uns konkrete Daten, mit denen wir diese Entscheidung treffen konnten.
Wie sah die Kommunikation mit den Bürobetreibern aus?
Nach dem Besuch der Büros wurde uns ein Profil [auf ShareSpace] eingerichtet, über das wir mit den Bürobetreibern kommunizieren konnten. Das war eine sehr praktische Lösung, da die gesamte Kommunikation so einfach online stattfand.
Hat das Büro, das Sie über ShareSpace gefunden haben, Ihre Erwartungen erfüllt?
Unser neues Büro hat unsere Erwartungen in vielerlei Hinsicht erfüllt. Es gibt dort einen Gemeinschaftsraum, und der Büroraum selbst ist modern und schön eingerichtet. Auch der Standort ist vorteilhaft, da er gut zu erreichen ist. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können verschiedene Einrichtungen nutzen, darunter auch Fahrradabstellplätze (wir haben viele, die mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen, daher war dies ein wichtiger Faktor für uns).
Wir wollten aber nicht nur einen funktionalen Gemeinschaftsbereich, sondern auch gut geschnittene Büroräume für unser Unternehmen. Neben mehreren Büros stehen uns zwei weitere kleine Räume zur Verfügung. Wir haben zudem die Möglichkeit, zusätzliche Räume sowie Telefonkabinen zu buchen.
Sie haben erwähnt, dass das letzte Büro von InnoEnergy ein traditionelles Büro war, während das neue Büro ein flexibles Büro mit Dienstleistungen ist. Welche Unterschiede stellen Sie zwischen dem früheren und dem aktuellen Büromodell fest?
Rein formal gesehen haben wir jetzt weniger Rechnungen zu bearbeiten. Wir müssen uns zum Beispiel nicht mehr darum kümmern, ob Getränke, Kaffee oder Reinigungsmittel bestellt wurden… All das wird bereitgestellt, und wir erhalten eine Gesamtrechnung für all diese Dienstleistungen. Das ist sehr praktisch.
Inwiefern ermöglicht ein Serviced Office die effektive Vernetzung und den Aufbau von Gemeinschaften?
Der Gemeinschaftsraum, der hauptsächlich aus einer Küche und einem angrenzenden Ess- und Aufenthaltsbereich besteht, eignet sich hervorragend für die Vernetzung mit anderen Mieterinnen und Mietern von Büroräumen. Dies ist einer der Gründe, weshalb wir von traditionellen Büroräumen hin zu einem Serviced Office gewechselt haben. Während der Pandemie ging die Anzahl der im Büro arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern deutlich zurück. Uns fehlte jedoch die soziale Interaktion sowie der Aufbau von neuen Beziehungen, das ist uns beiden wichtig.
Seit Ihrem Umzug in die neuen Büroräume sind nun fast zwei Monate vergangen. Wie gefällt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das neue Büro?
Früher arbeiteten viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem offenen Bereich, was insgesamt nicht so gut funktionierte.
Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollten lieber im Team und in kleineren Arbeitsbereichen arbeiten. In unseren neuen Büroräumen findet nun jeder einen Platz für sich selbst, was den Arbeitsplatz sehr viel komfortabler gemacht hat.
Gibt es einen Rat, den Sie anderen Unternehmen geben würden, die nach einem neuen Büro suchen?
Sich beraten zu lassen, ist wahrscheinlich der beste Rat, den ich persönlich Unternehmen geben kann, die nach einem neuen Büro suchen. Das beschleunigt den Prozess der Bürosuche ungemein. Wir konnten uns jederzeit auf das Fachwissen von ShareSpace verlassen und davon profitieren. Dazu gehören etwa formale sowie rechtliche Fragen und Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Mietvertrag, aber nicht nur das. Wir wurden auch hinsichtlich der Funktionalität der Büroräume sowie der Frage, inwieweit sich die einzelnen Büros an genau unsere Bedürfnisse anpassen ließen, gut beraten. Dadurch waren wir in der Lage, potenziell wichtige Aspekte des Mietvertrags zu berücksichtigen, an die wir zuvor gar nicht gedacht hatten.
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ShareSpace ist der weltweit erste End-to-End-Marktplatz für Bürovermietung, der Unternehmen mit traditionellen und flexiblen Anbietern von Büroflächen verbindet. ShareSpace hat einen komplexen Vermietungsprozess entwickelt, der eine Suchmaschine mit Echtzeitverfügbarkeit von Büros und Preisen sowie ein funktionales Kommunikationssystem umfasst. Kontaktieren Sie unsere Ansprechpartner oder nutzen Sie die Suchmaschine von ShareSpace, um eine große Auswahl an Serviced Offices und traditionellen Büros zu finden.
