Nie czekaj. To ostatni moment, by odmienić swoje biuro i zmotywować swój zespół do pracy.
W niedawnym wywiadzie dla BBC, CEO i współzałożyciel Slacka, Steward Butterfield, powiedział: “Mamy niepowtarzalną okazję, by całkowicie zmienić to, jak pracujemy i jak prowadzimy swoje firmy”. Nie sposób nie przyznać mu racji. To właśnie pandemia Covid-19 przyspieszyła zmiany, o których wizjonerzy mówili od lat – powszechną pracę zdalną i rewolucję w designie biura.
Pandemia sprawiła, że liderzy największych firm na świecie musieli odpowiedzieć na fundamentalne pytanie: do czego służy im biuro? Kiedyś biuro postrzegano po prostu jako miejsce do pracy. Pandemia sprawiła jednak, że obecnie postrzegamy je jako jądro firmowej kultury. Przestrzeń biurowa stymuluje kreatywność i sprzyja współpracy, których potrzebuje każdy biznes. To nie tylko miejsce, gdzie dzieje się praca. To miejsce, gdzie ścierają się pomysły, gdzie wzrasta produktywność, a ludzie wchodzą w długo wyczekiwane interakcje z innymi.
Hybrydowa przyszłość pracy
Eksperci są zgodni: przyszłość pracy będzie hybrydowa. Praca zdalna ma swoje zalety, do których należą przede wszystkim brak uciążliwych dojazdów i poszerzenie puli potencjalnych talentów. Pandemia pokazała, że można efektywnie prowadzić spotkania online, ale z czasem entuzjazm dla pracy z domu wygasł, a produktywność zaczęła spadać. Okazało się, że praca z domu uniemożliwia czytanie mowy ciała, utrudnia komunikację i zaciera granice między życiem prywatnym a zawodowym.
Szef Microsoftu, Satya Nadella, powiedział w wywiadzie dla “New Yorkera”, że technologia nigdy nie zastąpi międzyludzkich interakcji. Jak pokazały badania, najbardziej tęsknimy właśnie za ludźmi i spotkaniami ze współpracownikami. Jednocześnie większość badanych opowiada się za hybrydowym modelem – pracą częściowo z biura, a częściowo z domu.
3 modele, które pobudzą produktywność twojego zespołu
Wraz z przyspieszeniem szczepień przeciwko Covid-19 i zapowiedziami zniesienia obostrzeń, wiele firm planuje powrót do biur. To ostatni moment, by przemyśleć, jak przygotować biurową przestrzeń na powrót pracowników tak, by była bezpieczna i sprzyjała produktywności.
Przyszłość przestrzeni biurowych będą kształtować trzy modele: hub-and-spoke, biuro jako hub projektowy i biuro o zmniejszonym zagęszczeniu.
Hub-and-spoke
Niegdyś najczęściej spotykanym rozwiązaniem był model, w którym firma ma jedną, główną siedzibę – zwykle zlokalizowaną w prestiżowej dzielnicy miasta. Ale wraz z upowszechnieniem się pracy zdalnej, giganci technologiczni i bankowi tacy jak Google, JP Morgan czy Metro Bank, zaczęli przechodzić na model hub-and-spoke.
Na czym dokładnie polega hub-and-spoke? W tym modelu firma dysponuje głównym biurowym hubem – najczęściej w centrum miasta, który służy przede wszystkim jako miejsce spotkań, eventów i współpracy pomiędzy zespołami. Spoke w tym modelu oznacza natomiast mniejsze, satelitarne biura w innych miastach lub dzielnicach położonych dalej od centrum, ale bliżej typowych dzielnic mieszkalnych.
Spoke mogą oznaczać zarówno tradycyjne, jak i elastyczne przestrzenie biurowe albo “gorące biurka” w przestrzeniach coworkingowych. W takim modelu praca odbywa się np. 1-2 dni zdalnie, a 3 dni w biurze. Pracownik nie musi jednak za każdym razem dojeżdżać do centrali firmy, ale może skorzystać z przestrzeni biurowej położonej bliżej jego miejsca zamieszkania.
Badania pokazują, że taki elastyczny system pracy sprzyja produktywności, podnosi rentowność i ułatwia zachowanie równowagi praca-dom. Niewątpliwą zaletą dla firm jest fakt, że hub-and-spoke pozwala na poszerzenie puli talentów i potencjalnych kandydatów do pracy. Nie bez znaczenia jest też przyjazność środowisku i mniejszy ślad węglowy. Mniejsza siedziba główna generuje mniej kosztów i emisji, nie wspominając już o zyskach z krótszych dojazdów do pracy.
Profesjonalna przestrzeń biurowa
– Firmy są w trakcie transformacji obecnych strategii zarządzania nieruchomościami. Zmierzają w kierunku satelitarnego modelu, w którym główne biuro – firmowy hub – odpowiada na pojawiające się na bieżąco potrzeby. Biura te wyposażone są w liczne salki konferencyjne i strefy relaksu, a także różne inne typy przestrzeni, których zadaniem jest zaspokajanie doraźnych potrzeb. Natomiast dodatkowe biura, zlokalizowane w dzielnicach mieszkalnych, pozwalają pracownikom na łatwy dostęp do profesjonalnej przestrzeni biurowej blisko domu – mówi Robert Chmielewski, CEO i współzałożyciel ShareSpace.
Model hub-and-spoke może przybierać różne formy. Przykładowo, firma może wyposażyć swoich pracowników w karty członkowskie wybranej sieci coworkingowej i w ten sposób umożliwić im korzystanie z dogodnie położonej przestrzeni. Pracownicy, za pomocą aplikacji, mogą rezerwować dedykowane biurka albo przyjść popracować we wspólnej przestrzeni coworkingowej.
Innym rozwiązaniem jest wprowadzenie rotacji pracowników. Przykładowo firma wynajmuje 25 stanowisk dla 50-osobowego zespołu w biurze serwisowanym, a pracownicy zmieniają się co dwa tygodnie. Jeśli zespół się powiększa, przestrzeń może zostać dopasowana do aktualnych potrzeb. Wielkim plusem takiego układu jest fakt, że płaci się tylko za faktycznie wykorzystaną przestrzeń, co pozwala optymalizować koszty.
Biuro jako hub projektowy
Udowodniono, że przebywanie we wspólnej przestrzeni pozytywnie wpływa na wydajność zespołu, oraz pobudza kreatywne i innowacyjne myślenie. W fizycznej przestrzeni jest również dużo łatwiej przeprowadzić skuteczny onboarding czy szkolenie pracownika. Dodatkowo, wspólne spędzanie czasu będzie zapewne głównym magnesem, który przyciągnie ludzi ponownie do biur.
To wszystko powoduje, że wiele firm decyduje się na przyjęcie modelu biura jako hubu projektowego. To rozwiązanie może przybierać różne formy, ale główny cel pozostaje ten sam: stworzenie przestrzeni, która zachęca do dyskusji i pracy zespołowej, a także usprawnia komunikację w postpandemicznym świecie.
Decyzja o przekształceniu biura w hub projektowy wymaga zadania sobie kilku kluczowych pytań:
- W jaki sposób ludzie mają pracować w tej przestrzeni? Czy będą to sesje brainstormingowe, czy raczej cicha praca w skupieniu? A może dynamiczne spotkania lub długie dyskusje w formule town hall?
- Kto będzie korzystał z przestrzeni? Czy będzie to jeden zespół, czy kilka?
- Ile osób będzie korzystać z przestrzeni jednocześnie?
Odpowiedzi na te pytania będą stanowić dobry punkt wyjścia do zaprojektowania albo przeprojektowania przestrzeni. W dalszej kolejności, dobrze jest przemyśleć bardziej skomplikowane kwestie, takie jak wykorzystanie mebli i sprzętu czy dokładne rozplanowanie poszczególnych pomieszczeń.
Zaplanuj przestrzeń
Warte przemyślenia będą na pewno takie zagadnienia jak:
- Co ma znajdować się w centralnym punkcie biura? Czy będzie to duży stół konferencyjny, a może mniej formalna strefa z kanapami i fotelami?
- Ile potrzebnych będzie sal konferencyjnych/salek na spotkania?
- Czy przestrzeń powinna być zaaranżowana w półkole lub kole tak, by umożliwić łatwiejsze nawiązanie kontaktu wzrokowego?
- Czy potrzebne będą przesuwne ściany i mobilne tablice?
- A może warto pomyśleć o piłkarzykach lub stole do ping-ponga lub wyspie kuchennej, które sprawdzą się podczas przerw?
Oczywiście, to tylko kilka przykładów, jak można zaaranżować wspólną przestrzeń. Możliwości jest dużo więcej. Oprócz przestrzeni współdzielonej, warto również pomyśleć o bardziej prywatnych miejscach takich jak:
- Małe salki na spotkania
- Prywatne gabinety
- Biurka do indywidualnej pracy w zmniejszonym zagęszczeniu
- Budki telefoniczne
- Nieformalne strefy relaksu
Kluczem jest tutaj koncept, który pozwala korzystać z biura tak, jak korzysta się z siłowni. Czyli naprzemiennie z różnych sekcji, w zależności od potrzeb. Jednego dnia trening indywidualny na wybranym sprzęcie, innego – zajęcia grupowe z trenerem. Podobnie powinna być zorganizowana przestrzeń do pracy i poszczególne stanowiska. Różne części biura służą różnym zadaniom. Z budki telefonicznej skorzystamy wtedy, kiedy mamy umówioną rozmowę czy spotkanie online. Innego rodzaju przestrzeń służy spotkaniom projektowym, a inna – cichej pracy, gdy zadania wymagają skupienia.
– Mimo że większość firm umożliwia w pewnym stopniu pracę zdalną, zapewnienie pracownikom profesjonalnej przestrzeni do pracy jest konieczne. W ten sposób zwiększa się różnorodność dostępnej przestrzeni, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów prowadzenia biznesu – mówi Robert Chmielewski.
Biuro o zmniejszonym zagęszczeniu
Trzecia koncepcja rearanżacji biura zakłada zmniejszenie liczby osób pracujących jednocześnie w tej samej przestrzeni. Jej głównym założeniem jest wprowadzenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, w tym redukcji zajętości miejsc o 50% we wszystkich typach przestrzeni – salkach konferencyjnych, przestrzeniach wspólnych i strefach relaksu.
W tym wypadku kluczowe do rozważenia są kwestie fizycznego dystansu i przepływu ruchu w budynku czy na piętrze. Zwiększenie fizycznego dystansu wiąże się po pierwsze ze zmniejszoną liczbą osób w biurze oraz wprowadzeniem barier takich jak przesuwne ścianki czy ekrany. Na przykład 20-osobową salę konferencyjną można zaadaptować do nowych reguł, wynosząc krzesła i wprowadzając cienkie ścianki z pleksi. Z jednej dużej sali lub biura można też wydzielić mniejsze gabinety albo pojedyncze, odizolowane kąciki do pracy.
Jeśli chodzi natomiast o poruszanie się pracowników po biurze, ważne jest, by stworzyć “bezpieczne” ciągi (jedno- lub dwukierunkowe) i tak rozmieścić meble, aby zminimalizować ryzyko zbyt bliskiego kontaktu. Warto zastanowić się, co można przesunąć i ustawić tak, by tworzyło fizyczną barierę. Nie wszystko uda się zmienić – modyfikacja rozkładu pomieszczeń czy szerokości korytarzy będzie raczej niemożliwa.
W przypadku zmniejszenia zagęszczenia przestrzeni, dobrym pomysłem jest wyposażenie jej w ruchome meble i rozwiązania modułowe – na przykład tablice na kółkach albo magnetyczne tapety, które można rozwinąć i umieścić na dowolnej ścianie, a następnie zwinąć i schować. Zastosować można także rozwiązania bezdotykowe lub wprowadzić aplikację do rezerwacji sal konferencyjnych i monitorowania ich obłożenia.
Przyda się także dokładne oznaczenie przestrzeni – które miejsca mogą być zajmowane, a które powinny pozostać wolne, a także jasne i czytelne wskazówki, jak poruszać się po piętrze czy budynku.
Bądź elastyczny
Niezależnie od wyboru modelu, kluczem do udanego powrotu do biura jest elastyczność. Biuro nie będzie już tylko miejscem do pracy – powinno odpowiadać na różne potrzeby i dostosowywać się do aktywności pracowników. Jednocześnie przestrzeń powinna inspirować do pracy i zachęcać ludzi do przebywania w niej.
Wyczekiwany powrót do biur może być ogromną szansą dla wielu firm. Cytowany na początku tekstu Stewart Butterfield powiedział, że powrót do biur “to okazja, by kontynuować to, co w naszej firmowej kulturze najlepsze i jednocześnie wyzwolić się od złych nawyków i niewydajnych procesów”. – Każdy lider wierzy, że może robić coś lepiej, a rzeczy mogą dziać się szybciej: to właśnie ich szansa – uważa.
Powrót do biura może być więc i twoją szansą. Zacznij działać już dziś – to ostatni moment, by przygotować się na powrót pracowników. W ShareSpace pomożemy ci zaaranżować przestrzeń tak, by spełniała wszelkie wymagania i była gotowa na powrót twojego zespołu. Zobacz, jak możesz zmienić swoje obecne biuro i zaoszczędzić przy tym pieniądze – zamów naszą BEZPŁATNĄ analizę.
